PDF leicht gemacht
Aktualisiert am 5. Oktober 2011
Jedem ist sicher schon ein PDF-Dokument “über den Weg gelaufen”. Viele Firmen verschicken mittlerweile z.B. Ihre Rechnungen auf Wunsch als PDF-Dokument. Um solche Dokumente auf dem eigenen Rechner betrachten oder ausdrucken zu können, braucht man in der Regel eine Software. Es gibt hier neben dem original Acrobat Reader von Adobe auch viele freie PDF-Betrachter, die offene Standards unterstützen. PDF-Betrachter sind in der Regel kostenlos.
Das PDF (Portable Document Format) ist seit der Entstehung im Jahre 1993 ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente, die i.d.R. nicht mehr verändert werden sollen, und hat sich mittlerweile als weltweiter Standard zum Austausch von Dokumenten etabliert. Plattformunabhängig bedeutet, dass es auf allen gängigen Betriebssystemen (Windows, MacOSX, Linux, u.a.) genutzt werden kann.
Ein Vorteil des PDF-Formats ist es, dass auf dem eigenen Rechner erstellte Dokumente beim Empfänger genau so aussehen, wie sie erstellt wurden. Im Gegensatz dazu können Dokumente aus Textverarbeitungen (zum Beispiel Dateiformat .doc) beim Empfänger mit verschobenem Layout und/oder falschen Schriften angezeigt werden. Wenn Sie also Dokumente verschicken wollen, bei denen es um eine korrekte Darstellung geht (Briefe, selbst erstellte Weinpreislisten, etc.), sollten Sie zum PDF-Format greifen. Wenn es nur um den Text selbst geht, der zum Beispiel noch weiterverarbeitet werden soll, und es nicht um die korrekte Darstellung geht, können Sie direkt die Datei der Textverarbeitung verschicken. Das PDF hat auch den Vorteil, dass Sie Dokumente passwortgeschützt verschicken können.
Das Windows-Betriebssystem hat von Haus aus leider nicht die Möglichkeit PDFs zu erstellen. Um das Problem zu umgehen, können Sie eine kostenlose Textverarbeitung wie Open Office oder Libre Office installieren. Die Textverarbeitungen bieten im Gegensatz zu Microsoft Word die Möglichkeit, ein Dokument direkt als PDF zu exportieren.
Flexibler sind Sie allerdings, wenn Sie einen sogenannten PDF-Drucker wie den PDF-Creator installieren. Damit können Sie aus allen Anwendungen heraus PDFs erstellen, die fähig sind, den den Drucker anzusprechen – also so gut wie jede Software auf Ihrem Rechner. Es ist also kein Problem, eine E-Mail, ein Foto oder ähnliche Inhalte in einem PDF zu verpacken. Der PDF-Drucker kann nach der Installation in der Liste der verfügbaren Drucker ausgewählt werden. Nach dem Druckvorgang hat man eben nur kein Blatt Papier in Händen, sondern ein PDF auf der Festplatte.
Es soll nicht unerwähnt bleiben, dass PDF-Dokumente auch editiert, neu zusammengestellt oder mit Notizen versehen werden können. Allerdings würde das diesen Artikel sprengen. Sie finden weitere Informationen dazu aber in den angegebenen Quellen.
Quellen:
Alternativen zum Acrobat Reader von Adobe
Top 10 PDF Tools to Improve Your Document Workflow
Die freie Office-Suite Open Office
Die freie Office-Suite Libre Office
